سلام

با عرض پوزش از اينكه خيلي وقته كه نتونستم وبلاگ را به روز كنم ولي سعي مي‌كنم كه از اين به بعد حداقل دوهفته يكبار وبلاگ را به روز كنم. فعلا يكسري مطالب برايتان آماده كردم كه فكر مي‌كنم اگر آنها را رعايت كنيد  اثربخشي جلساتي كه در ارتباط با مديريت پروژه برگزار مي‌كنيد را تضمين مي‌كند همچنين مي‌تونيد يك چك‌ليست در اين زمينه آماده كنيد به امتحانش مي‌ارزه؟

همانطور كه مي دونيد جلساتي كه در ارتباط با كنترل پروژه برگزار ميشه  الاقاعده داراي پتانسيل ايجاد تنش است اگر پيمان‌كار و مشاوردر جلسه حضور داشته‌باشند كه بدتر.

اگر بتونيد موارد زير را رعايت كنيد، زندگي شيرين مي‌شود. به هرحال اگر نگارش مطالب مقداري دستوري است پيشاپيش عذرخواهي مي‌كنم.

قبل از تشكيل جلسه سعي كنيد موارد زير را آماده كنيد يا حداقل در ذهن خود به اين موارد پاسخ بديد:

1-هدف جلسه 2- توضيحات مقدماتي 3- آماده كردن يك طرح كلي براي موضوعات مورد بحث 3- مدت زمان جلسه 4- دعوت از افراد مناسب، استفاده از حداقل افراد براي پاسخ‌گويي به اهداف جلسه 5- اطلاع به افراد به جهت اينكه چه چيزي را بايد آماده كنند6- تقسيم زمان به افراد جهت توضيح دادن موضوع

خب به زماني مي‌رسيم كه جلسه آغاز خواهدشد، سعي كنيد موارد زير را عنوان كنيد:

1- هدف جلسه را به طور واضح و مشخص بيان كنيد. 2- موضوعات و مشكلات خاص را مورد بحث قرار دهيد. 3- در صورت لزوم مشكلات قبلي را مورد توجه قراردهيد. 4- مطمئن باشيد كه افراد حاضر درجلسه قادر به درك موضوعات مطرح شده در جلسه هستند. 5- به همه افراد حاضر به جلسه اجازه بدهيد كه صحبت كنند. 6- جلسه را كنترل كنيد و آن را از هرنوع خشونت و انحصارطلبي محافظت كنيد. 7- سعي كنيد جلسه از موضوع اصلي خود خارج نشود. 8- جلسه را به سمت جلو هدايت كنيد. 9- سعي كنيد در پايان جلسه خلاصه اي از موارد مطرح شده و احيانا تصميم‌گيري ها را مطرح كنيد و با بيان رئوس مطالب جلسه را به پايان ببريد.

يكسري مطالب كه در مورد قبل از جلسه و در حين جلسه بايد مورد توجه قرار مي‌داديد را خدمتان عرض كردم اما يكسري الان توجه شما را به يكسري از نكات كنكوري قضيه جلب مي‌كنم:

1-سعي كنيد مدت زمان جلسه از زمان مقرر شده فراتر نرود

2- با تاكيد برآنچه كه انجام شده خلاصه جلسه را بيان كنيد

3- در صورت نياز ه انحام كاردرآينده يك طرح كاري يا Action Plan‌ آماده كنيد

4- پي‌گيري‌هاي لازم را به طور آشكار بيان كنيد و درصورت نياز تعهدات لازم را بدست آوريد.

5- نتيجه‌گيري‌‌ها و يا پيش‌نهاد‌هاي مورد نياز را در يك برگه آماده كنيد وآن را بين افراد پخش كيند

6- سعي كنيد منظور خود را به طور مختصر بيان كنيد و ازتوضيح اضافي بپرهيزيد

نتيجه اخلاقي:

اگر به پيش‌نهاد‌هاي فوق عمل كنيد اعضاي تيم اشتياق بيشتري براي حضور در  جلسات پيدا خواهند كرد. لازم به ذكر است كه حضور افراد درجلسات پروژه بسيار مهم است.زيراغيبت هر يك از اعضادر جلسات تيمي باعث مي‌شود كه جريان اطلاعات و ارتباطات عمومي منفصل شود و شما مجبور مي شويد كه زمان بيشتري را براي گرد آوري و اصلاح رفتارهاي سازماني بكنيد

موفق باشيد

راستي موضوع مطلب بعدي درمورد كاربرد منحني S‌  در مديريت پروژه است.